Procès Verbal D’Assemblée Générale Modèle Complet Et Conseils Pratiques

Le procès-verbal d’assemblée générale est le document qui formalise vos décisions et sécurise juridiquement la vie de votre société. Vous verrez comment le rédiger, quelles mentions sont obligatoires et quels modèles utiliser selon votre forme sociale. Dès les premières lignes, vous aurez les réponses concrètes pour établir un PV conforme, clair et exploitable auprès de votre banque, de votre expert-comptable ou de l’administration.

Table des matières

Comprendre le procès verbal d’assemblée générale et son rôle clé

Avant de remplir un modèle de procès-verbal, vous devez savoir à quoi il sert et dans quels cas il devient indispensable. Ce document relie vos obligations légales à vos besoins pratiques : approbation des comptes, changement de gérant, modification de capital. Cette vision d’ensemble vous évite d’oublier une étape importante dans la vie de votre société.

Pourquoi le procès verbal d’assemblée générale est indispensable pour votre société

Le procès-verbal d’assemblée générale prouve que les associés ou actionnaires ont été informés et ont voté dans les règles. Il trace les décisions comme l’approbation des comptes, les nominations ou les modifications statutaires, tout en démontrant que les majorités requises ont été respectées.

Sans ce document, certaines formalités bloquent : votre greffe peut refuser un dépôt, votre banque peut suspendre une ouverture de compte, un financeur peut retarder l’instruction de votre demande. Le PV devient alors votre preuve légale que la décision a été prise en bonne et due forme. Par exemple, pour nommer un nouveau gérant de SARL, le procès-verbal sera exigé par le tribunal de commerce lors de la modification au Registre du Commerce et des Sociétés.

Types d’assemblées concernés et décisions qui doivent être consignées

Le procès-verbal est utilisé pour trois types d’assemblées : ordinaire, extraordinaire ou mixte. Chaque type répond à des décisions spécifiques et obéit à des règles de convocation, de quorum et de majorité différentes.

Type d’assemblée	Décisions typiques	Formalisme
Assemblée générale ordinaire	Approbation des comptes, affectation du résultat, nomination des commissaires aux comptes	Majorité simple ou absolue selon les statuts
Assemblée générale extraordinaire	Modification des statuts, changement de siège social, augmentation ou réduction de capital	Majorité qualifiée (souvent 2/3 des voix)
Assemblée générale mixte	Combinaison des deux précédentes lors d’une même séance	Majorités distinctes pour chaque type de résolution

Chaque décision consignée dans le procès-verbal engage la société. Si vous approuvez les comptes lors d’une assemblée ordinaire de juin, ce PV servira de base au dépôt des comptes annuels au greffe avant la fin du septième mois suivant la clôture de l’exercice.

Qui rédige, signe et conserve le procès verbal d’assemblée générale

En pratique, le président de séance ou le dirigeant prépare le projet de procès-verbal, souvent avec l’aide d’un expert-comptable ou d’un avocat. Le document est ensuite signé par les personnes prévues par la loi ou les statuts : président, secrétaire de séance, associés présents ou scrutateurs.

La société doit conserver les PV dans un registre des procès-verbaux ou un classeur dédié, tenu au siège social. Ce registre peut être consulté par les associés et, en cas de contrôle, par l’administration fiscale ou les commissaires aux comptes. En SAS, certains statuts prévoient que le président seul signe le PV, tandis qu’en SARL, la loi impose souvent la signature du gérant et d’au moins un associé présent.

Structurer un procès verbal d’assemblée générale conforme et exploitable

procès verbal d'assemblée générale structure composition

La forme du procès-verbal d’assemblée générale compte autant que le fond. Une structure claire et complète facilite les contrôles, les formalités et la compréhension par les tiers. En suivant un canevas précis, vous limitez les risques d’oubli d’une mention obligatoire et vous adaptez le squelette aux spécificités de votre société.

Quels éléments obligatoires intégrer dans un procès verbal d’assemblée générale

Un procès-verbal d’assemblée générale doit obligatoirement mentionner l’identité complète de la société (dénomination, forme juridique, capital, siège social, numéro RCS), la date, le lieu et la nature de l’assemblée. Vous devez aussi lister les associés présents, représentés ou absents, avec leur nombre de parts ou d’actions.

Ensuite, reprenez l’ordre du jour tel qu’il a été convoqué, un résumé des débats pour chaque point, les résolutions soumises au vote et les résultats détaillés des votes (nombre de voix pour, contre, abstentions). Enfin, les signatures exigées par la loi ou les statuts doivent figurer en fin de document pour lui donner sa valeur probante. Par exemple, si vous votez une augmentation de capital de 10 000 € en assemblée extraordinaire, le PV doit indiquer le nombre exact de voix favorables et le pourcentage atteint par rapport au quorum requis.

Comment présenter clairement l’ordre du jour et les résolutions votées

L’ordre du jour doit être rédigé de manière précise, sans formulation ambiguë, pour éviter toute contestation ultérieure. Numérotez chaque résolution et distinguez pour chaque point : le contexte bref, le texte exact de la résolution et le résultat du vote.

Par exemple : Première résolution – Approbation des comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2024. Après présentation du bilan et du compte de résultat par le gérant, l’assemblée approuve les comptes annuels tels qu’ils ont été présentés. Cette résolution est adoptée à l’unanimité des 100 parts présentes ou représentées.

Cette présentation facilite le travail de votre expert-comptable et de votre conseil pour les formalités annexes, notamment le dépôt au greffe ou la modification des statuts. Elle permet aussi de retrouver rapidement une décision plusieurs mois après l’assemblée.

Modèle type de procès verbal d’assemblée générale à adapter à votre cas

Un modèle de procès-verbal commence par l’en-tête de la société, puis détaille la convocation de l’assemblée et la constitution du bureau (président, secrétaire, scrutateurs éventuels). Il enchaîne avec la liste des associés présents ou représentés, l’examen des points à l’ordre du jour et les résolutions, avant de se conclure par la clôture de séance et les signatures.

Vous pouvez utiliser ce canevas comme base en y intégrant vos mentions spécifiques : clauses statutaires particulières, règles de majorité sur mesure, modalités de vote à distance. Par exemple, si vos statuts prévoient un vote électronique, mentionnez dans le PV la plateforme utilisée et le procédé de sécurisation des votes. Ce modèle s’adapte à toutes les formes sociales, à condition de vérifier les exigences propres à votre structure.

Adapter le procès verbal d’assemblée générale selon la forme de la société

procès verbal d'assemblée générale selon SARL SAS association

Les règles et formulations d’un procès-verbal d’assemblée générale varient selon qu’il s’agit d’une SARL, d’une SAS ou d’une association. Vous gagnez du temps en connaissant les quelques différences clés, plutôt que de recopier un modèle inadapté. Cela vous permet aussi de répondre plus rapidement aux demandes de votre banque, de l’administration ou des investisseurs.

Particularités d’un procès verbal d’assemblée générale en SARL ou EURL

En SARL ou EURL, la loi encadre de manière détaillée les règles de convocation, de quorum et de majorité. Le procès-verbal doit rappeler le nombre de parts sociales, les droits de vote attachés et les résultats précis des votes. Il est utile de mentionner si l’assemblée statue en première ou deuxième convocation, car le quorum diffère.

Le PV sert souvent de pièce justificative pour modifier le gérant, transférer le siège ou ajuster le capital social. Par exemple, pour changer de gérant, vous devrez produire le procès-verbal de l’assemblée ayant voté cette nomination auprès du greffe, accompagné d’un formulaire M3 et de la pièce d’identité du nouveau gérant. En EURL, l’associé unique prend les décisions par écrit, mais le document suit la même structure qu’un PV classique pour être recevable.

Spécificités d’un procès verbal d’assemblée générale en SAS ou SASU

En SAS ou SASU, les statuts peuvent aménager largement le fonctionnement des assemblées et la rédaction des procès-verbaux. Vous devez vérifier les clauses relatives aux organes compétents, aux modalités de consultation et aux règles de décision avant de rédiger le PV. Le document doit refléter fidèlement ce fonctionnement sur mesure.

Par exemple, certains statuts prévoient que seul le président prend certaines décisions, tandis que d’autres réservent certaines résolutions à une assemblée des actionnaires ou à un comité stratégique. Si votre SAS organise une consultation écrite des actionnaires, le PV mentionnera la date d’envoi du formulaire de vote, la date limite de réponse et le dépouillement des réponses. Cette souplesse statutaire impose une vigilance accrue pour que le procès-verbal soit opposable aux tiers.

Comment formaliser un procès verbal d’assemblée générale pour une association

Pour une association, le procès-verbal d’assemblée générale atteste du respect des statuts et des décisions des membres. Il est notamment important pour les demandes de subventions, les relations avec les partenaires et la modification des dirigeants déclarés à la préfecture ou au greffe des associations.

Même si la loi du 1er juillet 1901 est plus souple que le droit des sociétés, un PV clair et bien conservé renforce la crédibilité et la transparence de l’association. Vous y mentionnerez le nombre d’adhérents présents, les votes à main levée ou à bulletin secret, et les décisions majeures comme le changement de président, la modification des statuts ou l’approbation du rapport financier. Ce document peut être demandé par la préfecture lors d’un renouvellement de l’agrément ou par un financeur public lors de l’instruction d’un dossier de subvention.

Rédiger, signer et utiliser le procès verbal d’assemblée générale au quotidien

Une fois la structure maîtrisée, reste la pratique : quand et comment remplir le procès-verbal, qui doit le signer, et à qui le transmettre. En anticipant ces étapes, vous évitez les blocages administratifs et les retours en arrière après l’assemblée. Cette partie vous aide à transformer un document perçu comme formel en véritable outil de gestion et de preuve.

Quand rédiger le procès verbal d’assemblée générale et dans quels délais légaux

Il est recommandé de préparer une trame de procès-verbal avant l’assemblée, puis de la compléter pendant ou immédiatement après la réunion. Plus vous attendez, plus vous risquez d’oublier des éléments de contexte ou des nuances dans les débats. Certains textes ou statuts prévoient des délais pour la transcription sur le registre ou la signature du PV.

Par exemple, pour une SARL, la loi n’impose pas de délai strict de rédaction du PV, mais vous disposez généralement d’un mois après l’assemblée d’approbation des comptes pour déposer les comptes annuels au greffe, PV à l’appui. En SAS, vos statuts peuvent fixer un délai de signature du procès-verbal, qu’il convient de respecter pour éviter toute contestation ultérieure. Dans tous les cas, mieux vaut signer le PV dans les jours suivant l’assemblée.

Quelles signatures sont nécessaires pour valider le procès verbal établi

En principe, le procès-verbal d’assemblée générale doit être signé par le président de séance et, le cas échéant, les membres du bureau ou scrutateurs. Les statuts peuvent imposer des signatures supplémentaires, que vous devez vérifier avant de clôturer le document. En cas de copie certifiée conforme, la personne habilitée à représenter la société s’en charge pour les démarches externes.

Pour une SARL, le gérant et un associé présent signent souvent le PV. Pour une SAS, le président de séance suffit généralement, sauf clause statutaire contraire. Si vous devez transmettre le PV à votre banque, celle-ci exigera parfois une certification conforme apposée par le représentant légal avec cachet de la société. Cette certification atteste que la copie est identique à l’original conservé au siège social.

Comment exploiter le procès verbal pour vos démarches administratives et bancaires

Le procès-verbal d’assemblée générale est souvent demandé pour justifier une décision auprès de la banque, du greffe ou de l’administration fiscale. Il permet de modifier le représentant légal sur un compte, d’enregistrer un transfert de siège ou d’acter une augmentation de capital. Un PV bien rédigé et facilement retrouvable vous fait gagner un temps précieux lors de ces formalités.

Par exemple, si vous décidez d’augmenter le capital de votre SAS de 20 000 € à 50 000 €, vous devrez fournir le PV d’assemblée extraordinaire au greffe, accompagné du formulaire M2, de l’attestation de dépôt des fonds et des statuts mis à jour. De même, pour ouvrir un compte professionnel, la banque exigera le PV de nomination du représentant légal et, si l’assemblée a validé l’ouverture de compte, le PV correspondant. Conservez donc plusieurs copies certifiées conformes de vos PV importants.

Erreurs fréquentes dans un procès verbal d’assemblée générale et moyens de les éviter

Les oublis de mentions obligatoires, les approximations dans l’ordre du jour ou les résultats de vote mal consignés sont parmi les erreurs les plus courantes. Pour les éviter, appuyez-vous sur un modèle de PV à jour, relisez le document à froid et faites coïncider son contenu avec les statuts.

Voici les erreurs typiques et leurs conséquences : oublier de mentionner le quorum atteint (risque de nullité de certaines décisions), ne pas indiquer le nombre exact de voix pour chaque résolution (contestation possible du vote), négliger la signature du président ou des associés (PV sans valeur probante), ou encore confondre assemblée ordinaire et extraordinaire dans le titre du PV (formalités rejetées au greffe).

En cas de doute sur une décision importante, un bref échange avec un avocat ou un expert-comptable peut sécuriser des décisions pendant des années. Par exemple, si vous hésitez sur la majorité requise pour modifier une clause statutaire, mieux vaut vérifier avant l’assemblée plutôt que de devoir reconvoquer les associés quelques semaines plus tard.

En résumé, le procès-verbal d’assemblée générale est le document qui formalise et sécurise les décisions de votre société. En suivant une structure claire, en adaptant le contenu à votre forme sociale et en respectant les délais de rédaction et de signature, vous transformez ce PV en outil de gestion au quotidien. Conservez vos procès-verbaux dans un registre accessible, préparez des copies certifiées pour vos démarches et relisez chaque PV avant de le signer : vous gagnerez en sérénité et en efficacité face aux tiers.